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¿Qué es la caja chica y cómo administrarla?

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¿Qué es el fondo de caja chica y cómo administrarla?

Como dueño de un negocio propio debemos conocer ciertos conceptos administrativos, como es la caja chica. Este es un método de administración contable que permite tener a la mano una cantidad de dinero para realizar y controlar los pequeños gastos diarios en efectivo.

Para tener una administración eficiente es fundamental asentar de forma cuidadosa los gastos cotidianos que realizamos, con este fondo es más sencillo llevar un control de los gastos puesto que se le asigna una cantidad fija mensual y se lleva un registro de los desembolsos realizados.

¿Qué es el fondo de caja chica y cuál es su importancia?

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo, una pequeña cantidad, que se crea y mantiene fijo en las instalaciones del negocio para poder pagar ciertas necesidades menores en efectivo que no son prácticas pagarlas mediante otro medio.

Es un fondo especial que se repone constantemente y que se emplea para pagar cosas como:

El uso eficiente del fondo permite a los negocios:

  • Tener a la mano pequeñas cantidades de efectivo de forma inmediata.
  • Afrontar gastos imprevistos.
  • Comprobar y justificar el manejo de efectivo.
  • Hacer las reposiciones constantemente del efectivo del que se ha hecho uso.

Además, debes tomar en cuenta que el control de los desembolsos se debe depositar en una persona de confianza y que cuente con los conocimientos de manejo contable y administrativo para eficientizar la caja chica.

La importancia de la caja chica reside en que esta comprende otros conceptos como el fondo fijo o para pagos menores y el fondo para cambios. Con el primero de ellos se realizan los pagos de los anticipos de viáticos.

¿Cómo se constituye el fondo de caja chica?

El registro de la caja chica es necesario efectuarlo en el momento de apertura de esta. Se suele hacer por medio de un cheque representativo de una cantidad fija. Este se cobra y el dinero en efectivo se coloca dentro de una caja de seguridad donde se organizan las denominaciones de billetes y monedas para una mejor organización.

Se registra de la siguiente manera:

Se crea un fondo de caja chica por valor de $500.00 pesos.

¿Cómo se emplea el fondo?

El encargado de la caja chica, o custodio, es quien realiza los desembolsos del fondo a cambio de recibos relacionados con los diferentes tipos de gastos menores.

Asimismo, cuando se realiza cualquier desembolso, se debe colocar un recibo con el monto y naturaleza del gasto en la caja chica. Estos se conocen como vales de caja chica.

También debemos tomar en cuenta que en cualquier momento, el restante de efectivo del fondo más los recibos deberán ser iguales a la cantidad originalmente colocada en la caja.

Reposición del fondo

Esto significa que el cajero de caja chica solicita y recibe efectivo de la cuenta corriente de la compañía en una cantidad que regresará el efectivo en la cantidad indicada en la cuenta del libro mayor Fondo en Caja Chica.

Asimismo, se debitan al crear lo fondos o aumentarlos y se acreditan por la utilización, rebajas o cancelación de los fondos.

¿Cómo llevar un manejo óptimo de la caja chica?

  1. Asignar a un responsable. Se debe poner a cargo de la caja chica a una persona de confianza y ordenada, que se encargue de realizar las tareas de registro y control que son indispensables para poder controlar los gastos, registrar los documentos fiscales que justifican cada uno de los desembolsos y tener el conocimiento de los gastos totales realizados por cada colaborador, así como el día y mes.
  2. Establece una política de gastos. Con ella podrás garantizar que el fondo se emplee para imprevistos.
  3. Solicita siempre los recibos de cada gasto efectuado. Se deben registrar todas las cantidades egresadas, el nombre de la persona que lo ha requerido y la fecha, independientemente de lo pequeño que sea el monto.
  4. Mantén reportes de los gastos realizados. Así podrás detectar si hay ciertos insumos que son recurrentes y podrían ser considerados como parte de las adquisiciones necesarias para las actividades económicas o posibles compras que son inútiles y suponen un gasto innecesario.
  5. Agrupa los comprobantes fiscales para poder realizar las deducciones de gastos.
  6. Y reintegra el dinero gastado para poder tenerlo siempre disponible para los siguientes gastos.
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