Para un emprendedor, llevar la contabilidad de su empresa (sea mediana o pequeña) es fundamental para tomar decisiones con información actualizada sobre los ingresos, utilidades, inversiones, pérdidas y obligaciones fiscales en el marco del presupuesto anual.
Esta información te permite planear el futuro de la empresa y, a su vez, te permite gestionar de mejor manera los recursos disponibles: optimizar el flujo de efectivo, tener mayor control de las operaciones y cumplir con metas estratégicas a corto, mediano y largo plazo.
Conceptos básicos de contabilidad
La importancia de la contabilidad radica en que permite conocer la situación pasada, actual y hacer una estimación del comportamiento de la empresa en un futuro.
Además, nos proporciona información para el cumplimiento de nuestras obligaciones fiscales.
Para que nuestra contabilidad funcione correctamente, algunos conceptos básicos que debes conocer y que debe de generar tu empresa son:
- Estados financieros, los cuales incluye:
- El estado de resultados, que informa sobre la salud financiera del negocio ya que deriva de restar los ingresos menos los gastos.
- El flujo de caja reporta el efectivo disponible de la empresa para cumplir con las obligaciones de nómina, fiscales y financieras.
- En el estado patrimonial se visualizan los cambios registrados en el capital total de la empresa.
- Balance de situación, el cual ofrece un panorama detallado sobre el estado de la empresa en cuanto a: los activos que posee, las deudas contraídas o gastos realizados y las aportaciones o inversiones realizadas.
- Facturación dentro del portal de servicios del SAT.
Tipos de contabilidad que debes realizar
La contabilidad de tu empresa puede tener subtipos, como los que se detallan a continuación:
Contabilidad financiera
Se basa en las leyes fiscales del país y sirve para preparar los informes relacionados con las declaraciones fiscales y el pago de impuestos.
Contabilidad administrativa
Esta contabilidad se enfoca en recabar información sobre los ingresos y egresos de la empresa, la cantidad de recursos utilizados, la cantidad de trabajo y la amortización de inmuebles y equipo.
Los informes que esta contabilidad emana son utilizados por la gerencia o los propietarios para evaluar los resultados de un departamento y que tan efectivas están siendo las políticas y estrategias para el cumplimiento de las metas y objetivos.
Contabilidad de costos
Esta contabilidad es usada principalmente por las empresas dedicadas a la manufactura para evaluar los costos del proceso de fabricación de sus productos o prestación de servicios.
Esta información es importante ya que ofrece detalles sobre los costos totales de fabricación y el costo unitario de cada producto.
Operaciones que debe contabilizar la empresa
Tu empresa tiene que contar con un libro para los ingresos y otro para los gastos. Hoy en día se realizan con hojas de cálculo en Excel o programas específicos que son más prácticos y fáciles de usar.
Dentro de las operaciones que debes registrar se encuentran:
- Las compras y gastos.
- Ventas e ingresos.
- Adquisiciones y ventas de activos.
- Sueldos y seguridad social.
- Liquidaciones de impuestos.
- Préstamos y otras deudas.
- Concesiones de subvención.
- Inversiones financieras.
- Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
- Todos los movimientos bancarios.
- Todos los movimientos de efectivo.
Recomendaciones para llevar una contabilidad sana
Dependiendo el giro de tu empresa, deberás seguir los requerimientos específicos impuestos por Hacienda o el SAT, para cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
Para el caso de los informes ante el SAT, es necesario que contengan:
- Descripción detallada de las actividades que realizas con tu empresa.
- El tipo de cambio oficial, si es que manejas moneda extranjera en tus transacciones.
- Que tus facturas contengan el folio fiscal.
- Utilizar las facturas con formatos CFDI.
Además, es recomendable que, aunque parezca sencillo realizar todas estas tareas por tu cuenta, se contrate a un contador.
Esto debido a que los especialistas en la materia tienen conocimientos especializados tanto contables como tecnológicos, además de tener noción de las regulaciones y normatividades, tales como:
- Las Normas de Información Financiera (NIF).
- Normas Internacionales de Contabilidad.
- Leyes fiscales mexicanas como: Ley del Impuesto sobre la Renta, Ley del Impuesto al Valor Agregado, el Código Fiscal de la Federación.
- Y leyes relacionadas con el personal, como la Ley de Seguro Social y la Ley Federal del Trabajo.
Es importante que tu empresa cuente con un software contable para minimizar los errores y poder automatizar algunas tareas.
Por estas razones, la importancia de llevar una contabilidad de tu empresa en México permitirá que no tengas problemas financieros, se tomen decisiones inadecuadas o incurrir en problemas legales que afecten directamente tu emprendimiento.