Uno de los aspectos que se debe vigilar en una empresa es el control de gastos, ya que este permite monitorear las salidas de dinero y movimientos que se realizan en un determinado tiempo.
Así, se puede ajustar y orientar el presupuesto a los objetivos empresariales.
Por esa razón, hoy te contaremos qué es, para qué sirve, cómo se puede implementar y los beneficios de tener un control de gastos.
¿Qué es y para qué sirve el control de gastos?
Un control de gastos es un reporte de todos los egresos y flujos de efectivo que tiene tu empresa en un periodo determinado.
Realizar esta práctica es parte de cuidar de la salud financiera de tu negocio y aumentar sus ganancias.
El objetivo del control de gastos es conocer en qué se está invirtiendo el dinero, identificar todo lo que se pueda recortar, para que se traduzca en ahorro, y proyectar metas a corto, mediano y largo plazo con la información financiera que arroja esta herramienta.
Asimismo, el control de gastos también permite identificar qué áreas de la empresa son más costosas y los gastos que hay en cada una.
¿Cómo se puede implementar con eficacia un control de gastos en una empresa?
Para una adecuada gestión de costos en tu empresa, te recomendamos implementar los siguientes pasos:
Haz un presupuesto
Si recién inicias tu empresa, es recomendable elaborar “presupuestos de base cero”, los cuales permiten analizar y justificar los gastos operativos antes de que sean considerados para el presupuesto.
Si no es tu caso, podrías utilizar la información de registros pasados y proyecciones para el futuro.
Registra tus gastos
Reconoce, registra y haz un seguimiento a cualquier erogación, gastos y costos de procesos productivos tales como:
- Nómina.
- Compras (suministros).
- Impuestos.
- Intereses por deuda.
- Servicios.
Esto se conoce como trazabilidad, que es la atribución del gasto a su origen (sea una función esencial o un área específica).
Este registro se puede realizar de forma manual en libros contables, en hojas de cálculo y mediante aplicaciones y software especializado de contabilidad.
Sin embargo, lo recomendable es utilizar un programa especial o plataformas digitales que permiten llevar un registro completo y detallado de cada gasto realizado.
Integra indicadores de desempeño y productividad
Los indicadores clave de desempeño y productividad, también conocidos como KPI (Key Performance Indicator), son métricas que se establecen para eficientar las entradas y salidas de un proceso.
Estos pueden ser:
- Margen de utilidad bruta: es el resultado de restar el coste de los bienes vendidos a las ventas netas de la empresa.
- Retorno de inversión (ROI): se trata de la relación entre los ingresos y la inversión.
- Productividad: se obtiene de dividir la producción total de los productos o servicios por los recursos utilizados.
- Cantidad de clientes: a mayor número de clientes de pago, mayor ingreso para la empresa.
Analiza la información
Una vez que tengas todos los gastos, deberás analizarlos para tomar decisiones.
Para ayudarte, puedes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Qué gastos son innecesarios?
- ¿Se puede reducir algún coste?
- ¿Hay fluctuaciones en los gastos? ¿A qué se deben?
- ¿Se está respetando el presupuesto?
Compara
Es importante que revises constantemente los resultados del control de gastos y que los compares con el presupuesto que estableciste para, así, determinar si estás cumpliendo con los objetivos que quieres lograr.
Principales beneficios para las empresas de tener un buen control de gastos
El control de gastos ofrece a las empresas una serie de beneficios que deben conocer.
Algunos de los más importantes son los siguientes:
Mejorar la gestión de proveedores
Antes de firmar un contrato con proveedores o contratistas, asegúrate de revisar periódicamente los precios.
Esto te permitirá contar con la información necesaria para hacer proyecciones de gastos en tu presupuesto y tomar decisiones en cuanto a la renegociación del contrato o, incluso, terminar la relación.
Detectar gastos innecesarios
Tu empresa puede estar desperdiciando capital en gastos no identificados, pero al implementar un control de gastos se incrementa la probabilidad de detectar en qué áreas y rubros se están reportando.
Así, podrás eliminarlos y que no sigan representando una carga financiera.
Identificar oportunidades de ahorro
Una vez que se ha analizado la información del control de gastos, es posible identificar las áreas en las que se pueden reducir los costos sin comprometer la calidad de los productos o servicios que ofreces.
Incrementar las ganancias
Al realizar un control de gastos sabrás lo que cuesta la actividad de tu empresa, lo que te permitirá tomar decisiones estratégicas basadas en datos para equilibrar los precios de venta de tus productos o servicios con respecto a los costes.
De esta manera, serás más competitivo en el mercado y obtendrás un margen de ganancia real y rentable.
Seguridad
Al diferenciar los gastos necesarios de tu empresa de los que no lo son, estarás alineado con el presupuesto que estableciste en un primer momento.
Esto se traducirá en que estarás invirtiendo tu dinero de la mejor manera y evitando problemas financieros a largo plazo.
Implementar un control de gastos es una rutina que toda empresa debe tener para asegurar el cumplimiento de los objetivos empresariales a corto, mediano y largo plazo.
Sin esto, es muy difícil que consiga alcanzar las metas esperadas.
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