Un control presupuestal es el proceso en el que una empresa organiza la administración de los recursos disponibles por área o departamento con el fin de cumplir los objetivos financieros.
Este documento indica cómo tu empresa se ajusta al presupuesto que planeaste.
Si no lo hace, esto te permite identificar en qué áreas ocurre para entender y corregir el rumbo.
Por esas razones, aquí te explicamos con detalle en qué consiste un control presupuestal, cuáles son sus ventajas y cómo hacer uno para tu empresa.
¿Qué es el control presupuestal y por qué es importante?
El control presupuestal de una empresa es un mecanismo en el que se compara el presupuesto planeado para un ejercicio de actividad con las cifras reales de desempeño obtenidas.
El objetivo es el de establecer estrategias correctivas si hubiese variaciones.
La planificación presupuestaria, además, sirve para establecer objetivos económicos, saber qué recursos se tienen disponibles y cómo se pueden asignar eficientemente para lograr esas metas.
Por tanto, el control presupuestal es la suma de los presupuestos de las áreas que conforman la empresa, por lo que permite una visibilidad general de las actividades que se realizan en cada una de ellas y el estado de las finanzas.
Por eso, es tan importante.
Objetivos y ventajas de tener un control presupuestal
Contar con un presupuesto para tu empresa es básico, pues permite prever los gastos que se tendrán durante un ejercicio.
De esta manera, al analizar los resultados mediante estados financieros o informes de desempeño, se pueden establecer medidas pertinentes para tu empresa.
Algunos objetivos que tiene el control presupuestal son:
- Planear metas contables.
- Conocer el estado real de las finanzas.
- Apego al presupuesto.
Por otro lado, algunas de las ventajas que se reportan al tener un control presupuestario son:
- Administración eficiente: una gestión eficaz de tu negocio te permite tomar decisiones que contribuyan a incrementar los beneficios de la empresa.
- Vigilancia de las actividades del negocio: ya que te ayuda a optimizar los resultados mediante un manejo certero de los recursos.
Diferentes tipos de control presupuestal
En el control presupuestal, se pueden diferenciar algunos tipos que conviene que conozcas.
Estos son los siguientes:
- Presupuesto maestro: contiene los documentos de las diferentes áreas que conforman la empresa, su objetivo es lograr equilibrio.
- De operación: incluye todas las actividades para un ejercicio, proyectando las pérdidas y ganancias. En este presupuesto se encuentran los siguientes rubros: ventas o ingresos operacionales, producción, compras, uso de materiales, mano de obra, gastos operacionales como ventas y mercadeo o administrativos.
- Financieros: también conocidos como de tesorería y capital, estos presupuestos muestran el cálculo de partidas y rubros que inciden en el balance de la empresa. Miden los fondos disponibles en caja y bancos y se establece la liquidez que se tiene mensualmente.
- De marketing: este presupuesto sirve para desarrollar estrategias que impulsen el crecimiento de la empresa mediante publicidad, creación de contenido y diseño para alcanzar más audiencia y que se traduzca en más ventas.
¿Cómo elaborar un control presupuestal?
Implementar un control presupuestal en tu empresa no es tan complicado como crees.
Para hacerlo, puedes seguir estos pasos:
1. Elabora un presupuesto
Si es tu primer año como emprendedor, organiza las fuentes de financiación, así como los ingresos y egresos que has tenido desde que iniciaste la actividad.
Esto te permitirá crear un histórico de información para que, al siguiente año, puedas contrastar los resultados de las decisiones que tomaste y modelar las estrategias para que te acerquen a tu objetivo.
En el caso de que ya tengas información de ejercicios anteriores, es necesario que actualices tu presupuesto en consonancia con el crecimiento de tu empresa o el volumen de ventas o gastos que tengas.
2. Establece un límite de gastos
Esto te permitirá tener mayor control sobre los egresos que tiene tu empresa.
Además, te ayudará a tener previsibilidad para el futuro si ocurriera un accidente o situación de emergencia.
3. Fija objetivos a corto plazo
Procura que tus objetivos sean medibles y realistas para que te permitan crecer.
En ocasiones, si llevas un tiempo en el que no alcanzas tus metas, revísalas porque puede que haya que hacer ciertos cambios.
4. Estructura según las áreas de tu empresa
Es importante que realices diferentes presupuestos conforme las áreas que constituyen tu empresa, tales como el área de operación, de marketing, logística etc., lo que te permitirá asignar un ingreso y determinar medidas y resultados para cada una.
En el caso de que no se estén cumpliendo, sabrás específicamente en qué se está fallando.
5. Realiza análisis por escenarios
Al realizar un control presupuestal por escenarios, se integran las variables económicas, políticas y sociales que pueden afectar tu planeación.
Estos pueden ser:
- De certeza: es en el que los eventos pronosticados se cumplirán en el futuro, como la contratación de personal.
- De riesgo: es el que presenta diversas variantes con una probabilidad razonable de ocurrencia. Se aplica principalmente en el presupuesto de producción en sus distintos niveles.
- De incertidumbre: es aquel en donde se desconoce los efectos de las decisiones tomadas correspondientes a las cifras presupuestales. Pueden relacionarse con la política económica o causas naturales.
De esta manera, el control presupuestal te permitirá mejorar la estructura financiera de tu empresa, lo que se traducirá en mayores beneficios para ti.
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