Un proveedor de facturación electrónica debe cumplir una serie de requisitos para que pueda ser elegido como aquel programa que te va a ayudar a llevar tu contabilidad como persona física o moral.
La facturación electrónica es un documento digital que tiene validez oficial ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria), conocida comúnmente como CFDI, Comprobante Fiscal Digital por Internet, y que contiene la información fiscal de la venta o compra que has realizado.
Asimismo, tu proveedor de factura electrónica debe estar autorizado por el SAT, es decir, debe ser un Proveedor Autorizado de Certificación, PAC. Estos son personas morales que cuentan con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI que emitas, asignar folios e incorporar el sello digital correspondiente.
Una de las actividades que debe cumplir tu proveedor de facturación como PAC es revisar la integración del archivo XML, asegurándose que contenga el estándar tecnológico vigente definido por el SAT. Asimismo, deben enviar a la autoridad fiscal la copia de los CFDI que validen a sus clientes.
Una vez ha realizado todas las validaciones correspondientes, timbra o certifica el archivo XML que contiene tu factura y de esta forma se convierte en una Factura Digital o CFDI.
En este artículo podrás ver algunos consejos o tips que te ayudarán a elegir tu proveedor de facturación electrónica una vez hayas comprobado que se encuentra en la lista de PAC del SAT.
Tu proveedor de facturación electrónica debe estar autorizado por el SAT
Como ya te hemos contado, este es el principal requisito que debes buscar cuando estés eligiendo a tu proveedor de facturación, ya que es imprescindible para que tus facturas sean válidas, puedas llevar una contabilidad adecuada y realizar las deducciones fiscales autorizadas.
Los PAC tienen una serie de características como:
- La entidad gubernamental los ha regulado, auditado, dictaminado y autorizado para certificar facturas electrónicas de acuerdo a los estándares especificados por la autoridad correspondiente.
- Al contar con sistemas propios, garantizan la disponibilidad de certificación las 24 horas durante todo el año.
- Cuentan con la máxima seguridad informática puesto que son modelos desarrollados sobre infraestructuras de llave públicas y criptografía.
- Tienen la capacidad de manejar altos volúmenes de información y envíos automatizados de documentos y certificados.
- Aportan transparencia al dar diferentes posibilidades para validar los documentos digitales.
Tips para elegir tu proveedor de facturación electrónica
Tras ver el principal requisito que debe cumplir tu proveedor de facturación electrónica, queda ver algunos consejos o tips a la hora de seleccionar uno de la lista de Proveedores Autorizados de Certificación del SAT.
Transparencia en precios y sin costos ocultos
Es importante leer toda la información que aporta cada proveedor a elegir de forma detallada, puesto que puede haber costos ocultos, plazos a cumplir o cargos extras que pueden provocar que gastes más de lo planeado.
Hazte una lista con los datos que te aporta cada uno de los PAC y fíjate en que los costos que te ofrecen sean por factura timbrada, puesto que solamente al obtener el sello del SAT tu factura electrónica será válida y legal.
Una buena opción para conocer todo esto en detalle es buscar un proveedor de facturación electrónica que tenga la posibilidad de probar su servicio gratis durante un tiempo.
Estima tu volumen de facturación
Debes conocer el volumen aproximado de facturación que emites mensualmente para saber mejor qué sistema de facturación necesitas adquirir y qué plan te conviene de los que tienen disponibles.
Si eres una Pyme o persona física que emite una gran cantidad de facturas al mes y necesitas timbrar una gran cantidad, asegúrate de que tu PAC tenga la capacidad de respaldarte en estas operaciones, sin ningún tipo de demoras o problemas con tu facturación.
Tu proveedor de facturación electrónica debe especificar si funciona en línea o mediante software
La mayoría de Proveedores Autorizados de Certificación ofrecen su plataforma mediante Internet, ya que facilita los procesos internos y el control de la facturación, pero asegúrate de qué medio de acceso ofrece el que elijas.
Si tu proveedor emplea software, fíjate en cuántas computadoras puede ser cargado el sistema. Y si usas dispositivo Apple para realizar las facturas, asegúrate que este sea compatible con él, ya que solo hay algunos proveedores que tienen compatibilidad para Mac.
Debe almacenar los CFDI certificados
Uno de los requisitos del SAT es que los proveedores de facturación electrónica deben conservar los CFDI certificados por un periodo mínimo de tres meses.
Algunos sistema de facturación conservan estos documentos por mayor tiempo, a veces incluso más de un año. Observa en detalle este periodo de almacenamiento y asegúrate que mínimo guarden la información por un periodo de 6 meses para controlar mejor tu contabilidad.
Asesoría y soporte
Todos los programas tienen un proceso de aprendizaje, por lo que observa que tu proveedor de facturación electrónica cuenta con servicio de asesoría y soporte para ayudarte a comprender el funcionamiento del sistema.
Asimismo, fíjate que cuente con soporte técnico que te permita contactar con ellos para resolver cualquier duda, situación o problema. Si cuenta con varios canales de comunicación como chat, correo electrónico o teléfonos siempre será un plus.
Resguardo y seguridad de tu información y la de tus clientes
Tu sistema de facturación electrónica debe dar seguridad y resguardar completamente tu información, así como la de tus clientes. Cuando selecciones tu PAC, fíjate en que ofrezca confianza y condiciones claras del uso de esta.
También observa el tiempo que resguardan tus facturas. Como mínimo debe ser 5 años, que es el tiempo que el SAT solicita. Además esto te permitirá tener toda tu información segura y en un mismo sitio.
Otra cosa a considerar cuando eliges tu proveedor de facturación electrónica es que conozcas donde estará resguardada tu información. Desde 2016 es necesario que la infraestructuras de los PAC para facturación electrónica estén en un Data Center ubicado en territorio nacional.
¿Te gustaría conocer otras particularidades acerca de los proveedores de facturación electrónica? ¿Quieres que tratemos algún tema en especial? Haznos llegar tus sugerencias y desde Infoautónomos seguiremos escribiendo sobre aquello que te interesa.
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