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Cómo diseñar un flujo de trabajo efectivo para tu negocio

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Diseñar flujo de trabajo

El flujo de trabajo o workflow es fundamental en cualquier tipo de empresa, ya que hace posible la definición, optimización y automatización de las tareas internas con el objetivo de lograr una mayor eficiencia y productividad.

Esto te permitirá tener más rentabilidad y poner en marcha estrategias para conseguir una mejor posición en el mercado.

En este artículo, te explicaremos qué es un flujo de trabajo, para qué sirve y por qué es esencial, así como los pasos clave para diseñar el tuyo para tu negocio.

¿Qué es un flujo de trabajo y para qué sirve?

Un flujo de trabajo, también conocido como workflow, es una práctica fundamental para lograr eficiencia dentro de tu empresa, ya que consiste en establecer una secuencia de pasos que, cuando se siguen, cumplen objetivos específicos.

Existen tres tipos de flujos de trabajo que, dependiendo del giro de tu empresa, puedes implementar:

  • De proceso: este flujo de trabajo se aplica cuando las tareas son previsibles y repetitivas. Al iniciar, ya se conoce el camino a seguir y están diseñados para manejar múltiples elementos de manera eficiente, como un proceso de aprobación de solicitudes de compra.
  • De caso: en este flujo no se tiene una visión clara al principio de la ruta para completar un elemento, ya que, a medida que se obtiene más información, el camino se va revelando. Aquí también se pueden gestionar múltiples elementos aunque se requiere la intervención humana o de una inteligencia artificial para determinar la ruta adecuada.
  • De proyecto: estos flujos de trabajo admiten mayor flexibilidad en su ejecución que los de procesos. Sin embargo, a diferencia de los anteriores, este flujo solo se aplica a elementos específicos.

Para cualquier tipo de flujo de trabajo, su diseño debe contemplar: los objetivos a alcanzar, la estructura organizativa de tu empresa y los recursos disponibles.

¿Por qué es importante contar con un flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo pueden abarcar cualquier aspecto de tu negocio, desde la gestión de proyectos hasta el servicio al cliente o la producción de productos.

Los flujos de trabajo bien diseñados te pueden aportar los siguientes beneficios:

  • Eficiencia: ya que te ayudan a eliminar tareas innecesarias o duplicadas, lo que ahorra tiempo y recursos.
  • Consistencia: al garantizar que las actividades sean iguales todo el tiempo, lo que mejora la calidad y la confiabilidad.
  • Visibilidad: porque proporciona una visión clara de los procesos, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y áreas de mejora.
  • Escalabilidad: al permitir que tu negocio crezca de manera más efectiva al estandarizar las operaciones.

Pasos para diseñar un flujo de trabajo efectivo

Al diseñar workflows efectivos deberás considerar los siguientes pasos:

Identifica las áreas de tu empresa

Al definir la estructura organizacional de tu empresa, también tienes que identificar qué tareas realizará cada una.

Esto te permitirá identificar las áreas que necesitan un flujo de trabajo o cuáles requieren mejorar sus procesos.

Identifica los recursos necesarios

Cada área necesita recursos determinados para cumplir con sus tareas y procesos, tales como personal, herramientas, software y materiales.

Al identificarlas, podrás asignar los recursos de manera eficiente para cubrir todas las necesidades.

Enumera las tareas a realizar

Haz una lista detallada de todas las actividades y tareas que deben completarse en cada flujo de trabajo.

Contempla que deben incluir las principales (si son independientes, si se necesita de otra área o autorización), plazos (tiempos de respuesta, flujo entre áreas) y responsables (quién o quiénes están a cargo de cada actividad).

Documenta los flujos

Es necesario crear una documentación clara y accesible de cada flujo de trabajo.

Para ello, se pueden usar diagramas de flujo, manuales de procedimientos o software de gestión de procesos. 

Realizar este paso es fundamental antes de optimizar el flujo de trabajo, ya que la documentación precisa permite identificar el desencadenante y el resultado esperado en cada proceso.

Además, te dará visibilidad sobre las deficiencias que puedas tener en tu empresa, como la falta de plataformas empresariales adecuadas o de personal capacitado para tareas específicas.

Optimiza

Una vez lista la documentación, podemos implementar posibles mejoras a nuestro flujo como: eliminar pasos innecesarios, simplificar pasos, acortar procesos y buscar formas de aumentar la eficiencia.

Automatiza

Identifica las tareas repetitivas o que consuman mucho tiempo para automatizarlas.

Puedes implementar herramientas de software y tecnología para lograr eficiencia en estos procesos.

Además de la automatización, puedes tercerizar actividades, como lo legal a un despacho jurídico o las campañas de marketing a una agencia digital, lo que te permitirá liberar tiempo y recursos valiosos.

De esta manera, te podrás centrar en las actividades esenciales de tu empresa y, a largo plazo, compensar estas inversiones iniciales.

Estos pasos te ayudarán a crear flujos de trabajo óptimos para aumentar la eficiencia y la productividad en tu negocio, lo que te proporcionará un margen para estrategias de posicionamiento en el mercado y destacar sobre la competencia.

Diseñar e implementar flujos de trabajo efectivos en tu empresa conlleva tiempo y esfuerzo, pero, sin duda, los beneficios a largo plazo son significativos.

Al mejorar la eficiencia, la calidad y la consistencia de tus operaciones y actividades, estarás mejor preparado para enfrentar los desafíos empresariales y aprovechar nuevas oportunidades de crecimiento.

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