Contabilidad Electrónica: qué es y quiénes están obligados a presentarla

La Contabilidad Electrónica es el envío de la información de todas las transacciones realizadas por medios electrónicos por parte de una persona física, autónomo, o persona moral a la autoridad fiscal.

Desde el año 2015 se implantó como obligación para todos los contribuyentes, como parte del proceso de digitalización para poder cumplir con las obligaciones fiscales.

La contabilidad genera información acerca de la posición financiera del negocio de una persona física, autónomo, o empresa, como pueden ser sus ventas, rentabilidad, utilidades o pérdidas que se produzcan.

La Contabilidad Electrónica es un medio que ayuda a hacer más eficiente la generación de la información del negocio, automatizando los procesos contables, fomentando el crecimiento y la toma de decisiones financieras acertadas y oportunas en el tiempo.

En nuestro artículo de hoy veremos qué es la Contabilidad Electrónica de acuerdo al SAT, Servicio de Administración Tributaria, y quiénes están obligados a presentarla, entre otras cosas.

¿Qué es la Contabilidad Electrónica?

Como hemos indicado, consiste en el envío de la información fiscal relativa al desarrollo del negocio por medio digital a la autoridad fiscal.

De acuerdo al SAT, es el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario para poder realizar una fiscalización más fácil, simple y sin necesidad de papeles.

El SAT podrá hacer, a partir de dichos archivos, revisiones en caso de que encuentre diferencias, errores u omisiones.

Asimismo, esto permite a los contribuyentes llevar de manera adecuada y puntual su contabilidad a través de las nuevas tecnologías.

Esta obligación inició el 1 de julio de 2014 de acuerdo a las modificaciones establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal, RMF. Así, se establecieron las reglas para ello en los artículos 28, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación, CFF, y el artículo 34 de la Resolución del CFF.

La Contabilidad Electrónica debe contener los siguientes archivos:

• Catálogo de cuentas.
• Código agrupador del SAT.
• Balanza de Comprobación.
• Pólizas del periodo.
• Auxiliar de folios de los comprobantes fiscales.
• Auxiliares de cuenta y subcuenta.
• Catálogo de bancos.
• Catálogo de métodos de pago.
• Catálogo de monedas.

¿Quiénes están obligados a llevarla?

De acuerdo a la Ley del Impuesto sobre la Renta, el CFF y la RMF, los contribuyentes que deben llevar y enviar la Contabilidad Electrónica son:

1. Personas físicas con actividad empresarial, autónomos, y actividades profesionales con ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento. Toma en cuenta que deberás hacerlo, siempre y cuando no utilicen la aplicación de “Mis Cuentas”.
2. Las personas morales, incluyendo a aquellas con fines no lucrativos.

¿Quiénes no están obligados a llevarla?

• Las personas físicas con actividad empresarial, autónomos, que no superen los 2 millones de pesos y que utilicen “Mis Cuentas” del portal del SAT.
• Contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal, RIF, Arrendamiento y Actividades Profesionales que empleen “Mis Cuentas” del SAT.
• Personas físicas que perciban ingresos por: sueldos y salarios, dividendos, enajenación de bienes, obtención de premios, intereses.
• Las personas morales como la Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal, a no ser que ejerzan actividades empresariales.
• Las donatarias autorizadas que no rebasen los 2 millones de pesos por concepto de ingreso, así como las asociaciones religiosas y que registren sus operaciones en la página de “Mis Cuentas”.

A pesar de que estos contribuyentes no tengan la obligación de llevar la Contabilidad Electrónica, deben conservar toda la información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, sobre todo en caso de que la autoridad fiscal lo requiera, debiendo presentar la documentación comprobatoria.

¿Qué archivos debes enviar para presentar la Contabilidad Electrónica?

Para cumplir con la presentación de dicha obligación, deberás enviar los siguientes archivos, a través del Buzón Tributario, y de la siguiente forma:

• Catálogo de cuentas: tendrá que estar alineado al Código agrupador del SAT y solamente se envía en archivo XML comprimido en ZIP. Únicamente se debe enviar la primera vez y cada que agregues o elimines una cuenta.
• Balanza de comprobación: como el anterior, tiene que estar en forma XML y comprimida en ZIP. Este archivo debe enviarse de manera mensual, en el segundo mes siguiente correspondiente a los datos.
• Pólizas y auxiliares: solo se deberán enviar cuando la autoridad fiscal requiera verificar la información contable, procedente de devoluciones y compensaciones.

¿Cómo debes nombrar estos archivos antes de enviarlos?

Además, deberás tomar en cuenta que los archivos tendrán que nombrarse siguiendo estas reglas:

• RFC: Registro Federal de Contribuyentes correspondiente a la persona física, autónomo, o moral, conformado por 12 o 13 caracteres.
• Ejercicio: identificando el año fiscal correspondiente a la información que se va a enviar, y que tendrá que estar conformado por 4 caracteres.
• Periodo: identificando el número de mes correspondiente a la información a enviar. Se conforma de 2 caracteres.
• Clave: que puede ser:
  • CT: identificando el catálogo de cuentas.
  • BN: si corresponde con las balanzas de comprobación con información normal.
  • BC: identificando las balanzas de comprobación con información complementaria.
  • PL: que se refiere a las pólizas del periodo.
  • XC: referido al auxiliar de cuenta o subcuenta.
  • XF: identificando el auxiliar de folios.
• Extensión: señala el formato en el que está el archivo, en este caso deberá ser ZIP, refiriéndose a que es un archivo comprimido.

Por ejemplo, si enviamos un archivo de Balanza de Comprobación con información complementaria en el mes de septiembre de 2020, la nomenclatura sería la siguiente:

SAOK790530QZ8202009BC.ZIP

De esta forma tendríamos:

• RFC: formado por los 13 primeros dígitos – SAOK790530QZ8.
• Ejercicio: formado por los siguientes 4 dígitos – 2020.
• Periodo: formado por los 2 siguientes dígitos – 09.
• Clave: que identifica a la balanza de comprobación con información complementaria – BC.
• Formato: que identifica que es un archivo comprimido – .ZIP.

¿Cuándo se inicia a generar y enviar estos archivos de la Contabilidad Electrónica?

De acuerdo a lo indicado por el SAT:

• Personas físicas: de forma mensual, al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar.
• Personas morales: de forma mensual, al tercer día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar.
• Contribuyentes que cotizan en Bolsa de Valores: de forma trimestral, al tercer día hábil del segundo mes posterior al trimestre al que corresponde la información a enviar.
• Personas físicas y morales del sector primario que optaron por presentar su declaración semestral: de forma semestral, al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información a enviar.

¿Qué ocurre si no presentas tu Contabilidad Electrónica a tiempo?

Si como persona física, autónomo, o moral tienes la obligación de presentar la Contabilidad Electrónica ante el SAT y no la envías a tiempo, esto puede suponer multas o sanciones como:

• Multa de $5,000 a $15,000: si no presentamos la información contable mediante los medios designados por la autoridad fiscal.
• Multa de $31,120 y $54,470: si omitimos la obligación de entregar la Contabilidad Electrónica.
• Multa de $260 a $4,790: si presentamos registros contables que no son exactos.

Recuerda que siempre es importante cumplir con tus obligaciones fiscales en tiempo y forma.

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