La balanza de comprobación tiene la función de comprobar que tanto saldos deudores como acreedores sean iguales, sabiendo así si las cantidades del libro diario se registraron adecuadamente en el libro mayor.
En la contabilidad electrónica, que deben entregar obligatoriamente los contribuyentes al SAT, la balanza de comprobación se trata de uno de los documentos a presentar de forma mensual.
Por eso, como trabajador independiente, autónomo, en tu cierre mensual deberás revisar en detalle dicha balanza, para asegurarte de que todo es correcto y no tener problemas ante la autoridad fiscal.
¿Qué es la balanza de comprobación?
La balanza de comprobación es una lista de todos los saldos, deudores y acreedores, de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas.
Sirve para encontrar errores dentro de un período de tiempo, facilitando su localización en detalle y corrección.
Así, podemos resumir que la balanza de comprobación:
- Enlista los saldos y movimientos de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden.
- Se realiza con el fin de mostrar la afectación en las distintas cuentas.
- Sirve para comprobar que las sumas de las cuentas deudoras y acreedoras son iguales para conseguir un equilibrio contable.
- Permite contar con un resumen básico de los estados financieros.
Aspectos clave a tomar en cuenta en la balanza de comprobación
A la hora de realizar tu balanza de comprobación, debes tomar en cuenta ciertos aspectos y puntos clave para no cometer errores. Este documento te ayudará a conocer alguna inconsistencia, evitando así equivocaciones.
Partida doble
La partida doble ayuda a registrar una operación dos veces, tanto en el debe como en el haber, bajo el principio de que a todo deudor le corresponde un acreedor.
Por ello es importante verificar que esté el registro de todos los cargos y abonos de los asientos contables diarios, los cuales deben aparecer en la Cuentas de mayor o cuentas “T”.
El llenado de dichos cargos y abonos en las cuentas “T” nos ayudará a conocer lo bien o mal que nos van las ganancias en nuestro negocio o proyecto emprendedor como autónomos.
Así como a visualizar las pérdidas y tomar medidas al respecto.
Verifica la antigüedad de saldos
También es vital comprobar la antigüedad de saldos de balance en cuentas como anticipo a proveedores, cuentas por pagar y cobrar e inventarios.
Se recomienda identificar los saldos antiguos y tomar acciones como:
- Registro de reservas de cuentas incobrables y/o obsolescencia de inventarios.
- Depuración de cuentas.
- Conciliación de saldos con proveedores y clientes.
Saldos deudores y acreedores
La balanza de comprobación comprende la lista de todas tus cuentas junto con sus movimientos, saldos y respectivos deudores y acreedores.
Así, encontrarás dos posibilidades:
- Saldo deudor: cuando la suma de los movimientos deudores (cargos en cuenta como debe), son mayores a la de los acreedores.
- Saldo acreedor: cuando la suma de los movimientos acreedores (abonos en cuenta como haber) son mayor a la de los deudores.
Para conseguir el equilibrio contable, la suba de ambos saldos debe ser igual.
Con la balanza de comprobación y la verificación de que los movimientos de deudores y acreedores sean iguales, contarás con un elemento estratégico en tu negocio que te ayudará a reflejar el estatus de tu situación financiera, así como a tomar mejores decisiones que te hagan crecer, eficientar el trabajo o implementar mejoras en aquellas áreas que lo necesiten.
Saldos de naturaleza contraria
Igualmente deberás revisar e identificar aquellos saldos de las cuentas que tengan naturaleza contraria, verificar el motivo de ello y hacer las correcciones que se necesiten.
En ocasiones se encuentran saldos en rojo de proveedores y puede deberse a la falta de provisión de facturas por pagar.
Analiza las variaciones entre períodos
Otro aspecto que debes tomar muy en cuenta es comparar las balanzas y con ello las posibles variaciones mensuales significativas que pueda haber.
Estas variaciones deben de explicarse o corregirse en caso de necesitarse. Este análisis nos va a apoyar a la hora de identificar errores y tendencias en nuestra balanza de comprobaciones.
Cuenta con el soporte documental necesario
Debemos asegurarnos de contar con los soportes documentales necesarios para verificar los saldos de la balanza de comprobación, ya sean documentos, cálculos, etc., y que además estos se encuentren integrados.
Los informes financieros elaborados con la balanza de comprobación nos ayudará a detectar errores que podrían afectar a nuestros Estados Financieros, los cuales nos ayudan a tomar mejores decisiones para nuestro negocio.
Tomar decisiones sin realizar un análisis de los estados financieros, los cuales se obtienen a raíz de la balanza de comprobación, nos podría hacer perder el objetivo y rumbo de nuestro negocio.
Tips para hacer bien tu balanza de comprobación
La balanza de comprobación debe actualizarse con frecuencia, así como presentarse de manera sencilla y clara. Para ello, hay ciertos tips que te pueden servir para realizarla de forma correcta:
- Debe estar realizado de acuerdo a la clasificación de las cuentas como: activo circulante, fijo y diferido; pasivo de corto plazo, largo plazo y diferido; capital y cuentas de resultados con los ingresos, costos y gastos.
- Debes verificar que el número de cuentas sea el mismo en el libro mayor.
- El orden de las cuentas debe facilitar el aprovechamiento para el balance general.
- Se debe poder emitir en tiempo real. A pesar de que deben enviarse mensualmente, existen programas que nos permiten generar en el momento que se necesite la balanza de comprobación.
Constatar que estamos haciendo nuestra balanza de comprobación de forma adecuada es vital, ya que evitaremos cometer errores en su ejecución y presentación ante la autoridad fiscal. Por eso, contar con ayuda de profesionales de la contabilidad puede ser un paso muy importante en tu actividad como trabajador independiente, autónomo.
¿Qué otros aspectos te gustaría conocer sobre la balanza de comprobación? ¿Quieres que tratemos algún tema en especial? Haznos llegar tus sugerencias y desde Infoautónomos seguiremos escribiendo sobre aquello que te interesa.