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Marketing y ventas

¿Cómo hacer una cotización?

Una cotización es uno de los documentos clave para cualquier emprendedor, especialmente si su actividad implica la prestación de servicios o si el precio de tus productos no es cerrado.

A continuación te explicamos cómo hacer una cotización profesional capaz de convencer a tus clientes. Además, te contamos desde los criterios a considerar para fijar los precios adecuados a tu producto o servicio a los datos básicos que debes incluir, cómo detallar el concepto y otros consejos y recomendaciones que debes tener en cuenta a la hora de hacer tus cotizaciones.

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¿Cómo hacer una cotización?

La cotización es la carta de presentación de todo profesional y constituye, en muchas ocasiones, la primera toma de contacto con un cliente, por lo que es una herramienta que hay que utilizar con cuidado, ya que un uso incorrecto puede ser determinante para hacernos perder un posible comprador o usuario.

Si bien es cierto que el precio es muchas veces un factor determinante en la decisión de compra del cliente, una cotización puede aportar un valor añadido a nuestro producto o servicio, ya que permite mostrar nuestra especialidad o implementar diferentes técnicas de marketing para hacer nuestra oferta más atractiva al cliente.

Cuando un profesional se plantea cómo hacer una cotización, debe tratar de conseguir equilibrar el total de los gastos, las horas de trabajo y recursos consumidos y el margen de utilidad que se quiera obtener.

Hacer la cotización correcta para cada proyecto o cliente puede llegar a ser todo un arte, pero siempre desde la transparencia y el sentido común, entre más personalicemos, será mucho mejor para que el futuro cliente se sienta especial.

1. Variables para fijar precios en tu cotización

La fijación de precios es un tema que da para otro artículo entero, ya que depende de diversos factores y criterios. No obstante, dada su importancia a la hora de hacer una cotización, hemos incluido estos criterios básicos a nivel orientativo:

  • Cubrir los costos: muchas personas físicas y morales deben analizar previamente cuál es el precio hora a repercutir por su trabajo en base a sus costos fijos y variables y al reparto de su tiempo de trabajo. Al precio de las horas hombre tendrás que añadirle el de los materiales o gastos directamente asociados al trabajo a realizar.
  • Margen de utilidad: sobre el costo de los trabajos, la persona física o moral definirá un porcentaje de beneficio empresarial. Dependerá de la estrategia comercial con el cliente y de si los costos son lo suficientemente bajos como para permitirlo.
  • Precio de mercado: es importante tener referencias de los precios de la competencia y también de hasta dónde están dispuestos a llegar los clientes, tanto por arriba como por abajo.
  • Promociones: se deberá valorar la inclusión o no de posibles promociones para hacer más atractiva la oferta.

Hay dos errores habituales que hay que tratar de evitar al fijar precios:

  • Un precio demasiado bajo devalúa el valor de tu trabajo, de tu producto o de tu servicio, además de correr el riesgo de no llegar a cubrir costos. Además, si comienzas con precios demasiado bajos, luego será más complicado incrementarlos para llegar a obtener un verdadero beneficio.
  • Un precio demasiado alto o muy por encima del precio medio de mercado o del valor agregado que pueda ofrecer tu producto o servicio puede hacerte perder un cliente antes, incluso, de iniciar una negociación. Si optas por moverte en un rango de precios elevado, por encima de la media de tus competidores, asegúrate de justificar ese incremento del precio debidamente o de proporcionar un valor agregado que equilibre la relación calidad/precio.

2. ¿Qué debe incluir una cotización?

Una cotización debe ser clara, concisa y detallada. Existen diversas técnicas para redactar una cotización, pero, sea cual sea la opción que escojas, lo más aconsejable es que desgloses y detalles al máximo todos y cada uno de los elementos que constituyen el servicio, para que el cliente sepa exactamente qué es lo que está pagando.

Existen una serie de elementos básicos que toda cotización debe incluir:

Datos de la empresa/prestador del servicio.

En esta sección deberá detallarse los datos de la empresa o persona física prestadora del servicio, tales como el nombre o razón social, el Registro Federal de Contribuyentes, RFC, el domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico.

Datos del cliente.

La cotización deberá reflejar el nombre del cliente (ya sea persona física o persona moral), así como su RFC y el domicilio fiscal.

Concepto.

El concepto detalla los elementos que conforman el producto/s y/o el servicio/s cotizados.

De esta forma, en el concepto pueden incluirse diferentes productos y servicios, además de las horas hombre, los materiales utilizados y, en su caso, otros costos asociados, como puede ser la contratación de otros servicios de terceros, licencias, registros, gestiones o suministros.

En este apartado ha de incluirse el número de unidades de cada elemento que conforma el concepto, el costo unitario de cada una de ellas y el costo total de cada grupo de unidades de la misma naturaleza.

Importe.

El importe ha de desglosarse indicando la base, es decir, la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto, que resulta de la suma de la base imponible más el IVA.

Modo de pago.

Es importante estudiar la forma de pago de cada cotización. Normalmente, cuando la cantidad no es elevada o no requiere la adquisición previa de material, no se suelen establecer anticipos. Pero en caso de que se trate de una cotización de elevada cantidad o que implique una importante adquisición de material o contratación de servicios de terceros, conviene acordar un adelanto de un tanto por ciento del importe total.

En este apartado se puede especificar, además, el medio de pago, ya sea mediante transferencia o ingreso bancario o en efectivo.

3. Otros elementos de la cotización

Además de los elementos obligados anteriormente descritos, existen diversas técnicas que pueden ayudarnos a hacer nuestro presupuesto más atractivo y generar una mayor confianza en nuestro cliente.

Plazo de entrega.

Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, incluso, los plazos intermedios de las diferentes etapas es un importante recurso para dotar de valor agregado  a nuestro servicio. No obstante, en el momento que una cotización adquiere validez legal, es importante cumplir bien con éstos plazos y planificarlos con anterioridad.

Garantías y soporte técnico.

Existen determinados servicios o proyectos que pueden necesitar ser dotados de ciertas garantías (en especial cuando se trata de servicios a largo plazo) o de un soporte técnico, que no tiene por qué estar incluido en el importe del servicio en sí y que debe ser cotizado a parte.

Una buena técnica para hacer más atractivo nuestra cotización es ofrecer este soporte técnico de forma gratuita durante un determinado periodo de tiempo.

Condiciones legales.

Añade las condiciones legales que estimes necesarias para evitar malentendidos o abusos por cualquiera de las partes. De esta forma podrás impedir una inadecuada interpretación de lo estipulado en el documento y ahorrar problemas, tiempo y dinero.

Formato.

En ocasiones será necesario presentar la cotización con un formato diferente, como por ejemplo el de una factura proforma o el de una propuesta de contrato mercantil de prestación de tus servicios que lleve implícito el presupuesto, Esta última modalidad es habitual para agentes comerciales, formadores o programadores que desarrollen su trabajo de manera continua en el tiempo.

4. Recomendaciones para elaborar una buena cotización

Para tener una cotización con un valor agregado, puedes incluir ciertos elementos que te ayudarán en el proceso de venta. Recuerda siempre evitar la “literatura” y ser conciso.

  • Presenta el problema del cliente desde tu visión profesional, haciendo un análisis del mismo.
  • Haz tu propuesta: muestra de qué forma puede tu negocio o empresa ayudar a tu cliente a buscar una respuesta a su problema.
  • Incluye un plan de trabajo o un cronograma en el que además de para vender y explicar la metodología y la forma que tienes de hacer las cosas, podrás explicar a tu cliente de una forma más práctica en qué va a gastar su dinero.
  • Alcance del trabajo: debes de tratar de evitar un error habitual, que es detallar lo que se incluye, pero no dejar por escrito lo que no está incluido. No dejar constancia de lo que no incluye la cotización puede dar lugar a malentendidos, ya que en muchas ocasiones el cliente puede dar por sentado que se presupuestan ciertos elementos o servicios “extra” que nosotros no habíamos incluido en la oferta.

Si estás empezando a emprender, te recomendamos que valores la posibilidad de utilizar algún Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o la propia herramienta del SAT que te ayude a llevar un mejor control y gestión de tu contabilidad, te facilite la elaboración de facturas electrónicas y te permita la generación y presentación de modelos de impuestos. 

Y una de los mejores consejos es darle seguimiento a la cotización enviada, confirmar que ha llegado, preguntar si hay dudas, explicarla con detalle a través de una llamada, del correo o presencialmente. La clave es tener tu formato creado para ir personalizándolo y poco a poco tendrás tu fábrica de cotizaciones activa para vender mucho.

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