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Todo lo que debes saber sobre la factura electrónica

Una factura electrónica es un documento que comprueba la realización de una transacción comercial entre comprador y vendedor de forma digital. Es un comprobante fiscal digital que se genera a través de Internet (CFDI) y que es emitido mediante la página del SAT para que las autoridades fiscales tengan un registro de lo que una empresa, persona física o persona moral vende, es decir, de los ingresos generados.

Desde 2018 los contribuyentes usan la versión de factura electrónica 3.3 o CFDI 3.3, de acuerdo a las disposiciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

En este artículo de Infoautónomos veremos:

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Todo lo que debes saber sobre la factura electrónica

Novedades en la factura electrónica

En la nueva versión de la factura electrónica se incluyeron cambios sustanciales para obtener mayor información al momento de generar y enviar los comprobantes fiscales. Se incluyó el uso de catálogos con claves de servicios y productos, uso de catálogo para definir método y forma de pago, así como desglose de impuestos.

Otras de las modificaciones que se introdujeron en la factura electrónica 3.3 o CFDI 3.3 son:

  • Recibo Electrónico de Pagos (REP) o Complemento para CFDI de Pago en las actividades que se pagan en parcialidades o crédito.
  • Cancelación de CFDI con aceptación de receptor.

Asimismo, para facilitar la utilización y adopción del CFDI 3.3, el SAT ha puesto a disposición de los contribuyentes las guías de llenado para emitir y recibir los comprobantes fiscales.

Antes de ver los apartados más importantes a la hora de llenar tu factura electrónica 3.3, te mostramos los requisitos que debes cumplir para su uso.

Requisitos para hacer una factura electrónica 3.3

Los 4 requisitos básicos que debes cumplir son:

1. Regístrate en el SAT

Deberás registrarte en el SAT para conseguir tu cédula de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC). En el caso de que seas persona física podrás obtenerlo por Internet con tu Clave Única de Registro de Población (CURP). En este artículo te contamos cómo obtener tu RFC.

Si eres persona moral tendrás que hacerlo de forma presencial en una oficina del SAT, así que no olvides pedir cita mediante su plataforma en línea.

2. Obtén tu e.firma

La e.firma, conocida antes como firma electrónica y también como FIEL, es un archivo digital que sirve para identificarte cuando realizas trámites y servicios con el SAT o con el gobierno mexicano.

El objetivo de la e.firma es aportar seguridad y garantizar la identidad del portador, por ello es tan importante contar con ella para firmar tus documentos en los trámites electrónicos.

Para conseguir tu firma electrónica tendrás que ir de forma presencial a una oficina del SAT.

3. Certificado de Sello Digital

El Certificado de Sello Digital (CSD) es un documento electrónico con el que el SAT garantiza la vinculación entre entidad y clave pública. Estás obligado a obtenerlo, ya seas persona física o moral.

Para obtener tu CSD primero tendrás que generar un archivo de requerimiento mediante la aplicación Certifica. Tras esto ya podrás emplear tu Certificado de Sello Digital para emitir facturas electrónicas directamente desde el portal del SAT.

4. Timbres fiscales digitales

Son unas herramientas del Servicio de Administración Tributaria para certificar o validar tu factura electrónica 3.3 si la expides mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

Estos se componen de 5 elementos:

  1. Folio Fiscal. También llamado UUID (Identificador Universalmente Único).
  2. Fecha y hora de certificación.
  3. Sello digital del SAT.
  4. Certificado del SAT.
  5. Sello de timbre.

¿Cómo llenar la factura electrónica 3.3?

A continuación vamos a ver los puntos claves para poder llenar correctamente nuestra factura electrónica.

Elige el tipo de factura

Lo primero que tendrás que hacer al llenar tu factura electrónica 3.3 es elegir el tipo de factura, que variará en base a los criterios de clasificación de los comprobantes fiscales:

  • Comprobantes de Ingreso: es un documento que acredita los ingresos periódicos o temporario. Cada venta que generes deberás facturarla como CFDI de ingreso, dirigida al RFC del comprador. Si el cliente no solicita factura, deberás registrar la operación como venta al público en general, empleando el RFC genérico de acuerdo al Código Fiscal de la Federación.
  • Comprobantes de Egreso: amparan las devoluciones, descuentos y bonificaciones para efectos deducibles. Es decir, todas las salidas de dinero que registres en tu negocio. También se usa para corregir o restar un comprobante de ingresos respecto a los montos documentados, como por ejemplo la aplicación de anticipos.
  • Complemento de Pago o REP: se emite cuando se reciben pagos en parcialidades o diferidos. En ellos también se debe incluir documentación técnica, en el apartado «Complementos». De igual forma tendrás que añadir el folio digital de la factura o CDFI que complemente el pago realizado.
  • Comprobantes de traslado: documento donde se encuentran declaradas todas y cada una de las mercancías que van a ser transportadas. Este documento es requerido para poder amparar dicho traslado.

Uso del CFDI

Consiste en indicar el uso que el receptor de la factura dará al comprobante. El SAT contempla 22 posibles usos que se pueden dar a este, dependiendo si son deducciones, inversiones o gastos.

  • Las deducciones personales solo se aplican para la declaración anual ISR de las personas físicas.
  • Las inversiones únicamente se deducen mediante la depreciación.
  • Y los gastos solo se deducen en el periodo en que fueron efectivamente pagados.
c_UsoCFDI Descripción Aplica para tipo persona
Física Moral
G01 Adquisición de mercancías
G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones
G03 Gastos en general
I01 Construcciones
I02 Mobiliario y equipo de oficina por inversiones
I03 Equipo de transporte
I04 Equipo de computo y accesorios
I05 Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental
I06 Comunicaciones telefónicas
I07 Comunicaciones satelitales
I08 Otra maquinaria y equipo
D01 Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios. No
D02 Gastos médicos por incapacidad o discapacidad No
D03 Gastos funerales. No
D04 Donativos. No
D05 Intereses reales efectivamente pagados por créditos hipotecarios (casa habitación). No
D06 Aportaciones voluntarias al SAR. No
D07 Primas por seguros de gastos médicos. No
D08 Gastos de transportación escolar obligatoria. No
D09 Depósitos en cuentas para el ahorro, primas que tengan como base planes de pensiones. No
D10 Pagos por servicios educativos (colegiaturas) No
P01 Por definir

Indica la forma de pago

Cuando realizas tu factura electrónica 3.3 debes registrar la clave de forma de pago con la que se ha liquidado el comprobante de operaciones. En caso de que haya dos o más comprobantes con el mismo monto pero distintas formas de pago, se podrá registrar, a tu consideración, una de las formas de pago con las que se recibió el mismo.

Las diferentes claves de forma de pago se encuentran incluidas en el catálogo c_FormaPago, siendo las más comunes:

  • 01 efectivo.
  • 02 cheque nominativo.
  • 03 transferencia electrónica de fondos.
  • 04 tarjeta de crédito.
  • 28 tarjeta de débito.

Selecciona el método de pago

Únicamente existen dos métodos de pago en el CFDI 3.3. admitidos: PUE (pago en una sola exhibición) y PDD (pago en parcialidades o diferido).

  • PUE: se refiere a las operaciones que son liquidadas en el preciso momento de la expedición de la factura. Equivale única y exclusivamente a los pagos de contado.
  • PDD: cuando la operación se liquide en un solo pago, pero de forma posterior, se deberá utilizar el concepto «Pago en parcialidades o diferido», entendiéndose que el pago se realizará de manera diferida.

Elige la clave del producto o servicio

La factura electrónica 3.3 cuenta con información más precisa sobre tus actividades y las de tus proveedores. Con esto se consigue automatizar de forma más eficiente las declaraciones.

Cuando generas una facturas debes elegir el concepto por el cual se emite y para ubicarlo tienes a tu disposición un catálogo de claves de productos y servicios que proporciona el SAT.

En el buscador del sitio tendrás que especificar la palabra clave que identifique tu producto o servicio. Estos se encuentran categorizados por división, grupo y clase del bien o servicio que ofreces.

Lo ideal es que te familiarices con este catálogo, ya que utilizar eficientemente las claves de producto en tu CFDI 3.3. te evitará sanciones por mal llenado de las facturas.

¿Cómo verificar tu factura electrónica o CFDI?

Comprobar la validez de las facturas electrónicas emitidas es parte de las obligaciones fiscales de las personas físicas y morales, puesto que evita que quedemos expuestos a algún fraude por medio de comprobantes fiscales falsos.

Cuando verificas tu CFDI te aseguras que la factura electrónica emitida por tu Proveedor Autorizado de Certificación, PAC, se ha hecho correctamente. Para ello puedes emplear el sistema de verificación de CFDI que ofrece el SAT.

Solo necesitarás realizar cuatro sencillos pasos para confirmar que la factura electrónica se ha registrado adecuadamente en el SAT. Además, no es necesario que te registres para usar su herramienta.

Requisitos para verificar el CFDI

Hay una serie de datos que son imprescindibles en la factura electrónica para poder verificarla:

  • RFC emisor: el Registro Federal de Contribuyente de la persona física o moral que haya emitido la factura.
  • Folio fiscal: caracteres alfanuméricos que funcionan como identificador del CFDI. Está compuesto por 32 dígitos.
  • RFC receptor: de la persona moral o física a la que se emitió el comprobante fiscal.

Verificador CFDI del SAT

Deberás acceder a la página web del SAT, a la zona de factura electrónica y clicar en verificar factura. Aquí solo tendrás que indicar lo anteriormente mencionado y completar el código de seguridad (captcha) que corrobora que el sistema se ha utilizado de forma segura.

Cuando hayas llenado todo, da en el botón «Verificar CFDI». Si la factura electrónica se encuentra registrada en la base del SAT, te aparecerán todos los datos de la factura para validar. En caso de que la validación sea positiva, tendrás la opción de imprimirlo.

Para comprobar que la factura es válida, deberás fijarte en el apartado de «estado CFDI», donde aparecerá la palabra «vigente».

En caso de no encontrarse en el sistema se te informará de la siguiente forma: “el comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria”. Ten en cuenta que el periodo para que un CFDI se registre en el SAT es de 48 a 72 horas.

También hay empresas que ofrecen servicios similares de verificación de manera gratuita, solo que en algunos casos te solicitan el Identificador Universal Único (UUID) que es el equivalente al Folio Fiscal.

¿Quieres conocer otras particularidades sobre la factura electrónica? Haznos llegar tus sugerencias y desde Infoautónomos seguiremos escribiendo sobre aquello que te interesa.

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