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Nómina: todo lo que necesitas saber

Si eres emprendedor, autónomo, debes conocer todas las labores administrativas que conlleva iniciar un negocio, sobre todo si tienes personal a cargo. Uno de esas labores es el proceso de nómina, uno de los más importantes y en el que no se pueden cometer errores, ya que esto nos puede reportar tener problemas con las autoridades fiscales y con nuestros empleados.

La nómina es uno de los documentos más importantes dentro de un negocio o una empresa, ya que permite registrar y controlar los pagos y las retenciones, por ley, del salario de los empleados. Asimismo, es una obligación legal para cualquier negocio o empresa en México, como se indica en:

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Nómina: todo lo que necesitas saber

¿Qué es una nómina?

La nómina es el pago mensual que tus trabajadores reciben a cambio de los servicios que prestan a tu negocio o empresa durante el mes. Tiene carácter administrativo y en ella se consignan las percepciones, bonos y deducciones de los empleados en un periodo determinado

Sirve para reflejar el pago de sueldos, salarios y prestaciones a los colaboradores o empleados, así como las deducciones correspondientes.

Esta tiene vigencia legal ya que en ella se encuentran los datos fiscales de la persona física, autónomo, o persona moral que emite el pago, así como los datos del empleado como su nombre, número fiscal, número de seguro social, etc.

Dentro de una nómina encontraremos conceptos como:

  • Sueldos y salarios: el monto que se le abona a los trabajadores y el cual se asigna de acuerdo al cargo desempeñado o al servicio profesional prestado.
  • Percepciones: ingresos por los distintos conceptos a los que tiene derecho el trabajador y que percibe por realizar un trabajo personal subordinado.
  • Deducciones: las cantidades que se descuentan al trabajador por diferentes conceptos como puede ser la seguridad social.

¿Cuáles son los tipos de nóminas que hay?

La nómina se puede clasificar con base en dos criterios, uno es la periodicidad con la que se abona a los empleados y otro el tipo de personal con el que se cuenta en el negocio o empresa.

Así, los tipos de nómina se clasifican:

  • Semanal: haciendo referencia al periodo de pago de siete días.
  • Catorcenal: cubre un periodo de 14 días.
  • Quincenal: obtenida por un periodo de 15 días.
  • Mensual: este tipo de nómina incluye un periodo de 30 días. En caso de que se calcule por 28, 29 o 31 días, se realiza el ajuste correspondiente.

Asimismo, otras características que sirven para clasificar la nómina es la información y características de estas, pudiendo ser:

  • Normal: contiene las percepciones que recibe el personal de manera regular. No contiene información restringida y es de fácil acceso de acuerdo a la información de los colaboradores.
  • Especial: cuenta con información que no contiene de forma regular, como es el caso de percepciones extraordinarias sujetas a eventualidades especiales. Por ejemplo bonos por productividad.
  • Confidencial: tipo de nómina que contiene los pagos que se realizan a los altos cargos del negocio como directores, gerentes generales, etc. El acceso a la información de esta se encuentra restringido.

Elementos que componen una nómina

Para proceder al cálculo de la nómina y elaborar este documento tan importante para tus empleados como emprendedor, autónomo, debes tomar en cuenta los elementos que la integran para ello:

  1. Percepciones: de las que ya hemos hablado anteriormente. Se compone de los ingresos que se deben pagar al trabajador y compuesto por sueldo, prestaciones sociales, laborales y horas extras.
  2. Deducciones: conceptos por los cuales se retendrá una parte del pago del trabajador, siempre de acuerdo a la ley y sin que afecte a los trabajadores implicados. Por ejemplo la retención de Seguro Social, IMSS, y la retención de impuestos, SAT.
  3. Periodicidad de la nómina: se puede hacer de acuerdo al periodo (quincenal, mensual, etc), al tipo de percepción (ordinaria o extraordinaria) y por contrato (personal base, nómina de socios y personal eventual).

Asimismo, el recibo o formato de la nómina debe tener una serie de conceptos de acuerdo a lo regulado por la legislación vigente que son:

  • Datos identificativos de la empresa.
  • Datos del trabajador.
  • Periodo de liquidación correspondiente al recibo de nómina.
  • Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales.
  • Detalle de las deducciones realizadas.
  • Líquido a percibir.
  • Lugar de emisión, firma y sello de la empresa y empleado.

¿Qué debe contener el recibo de nómina?

De acuerdo a lo comentado en el apartado anterior, el recibo de nómina debe contener una serie de datos tanto del empleador como del trabajador y su situación laboral.

  1. Datos del empleador persona física, autónomo, o persona moral:
  2. Datos del empleado:
    • Nombre y RFC.
    • Clave Única de Registro de Población, CURP.
    • Número de afiliación al IMSS.
    • Área o departamento en el que labora.
  3. Datos de su situación laboral:
    • Periodo de pago.
    • Fecha de ingreso en la empresa.
    • Tipo de contrato que se la realizado. En este artículo te hablamos de los diferentes tipos de contratos que existen en México.
    • Tipo de jornada.
    • Forma de pago, por ejemplo en efectivo o transferencia bancaria.
    • Percepciones.
    • Deducciones.
    • Incapacidades.
    • Horas extras.
    • Salario diario.
    • Salario diario integrado: este es el salario diario más aquellas prestaciones que la ley puede o no obligar. Puede incluir prestaciones como transporte, comidas o vales de despensa entre otros.
    • Sueldo total: el monto total de las percepciones brutas por sueldos y salarios y conceptos asimilados a salarios.

¿Cómo hacer una nómina? Pasos para hacer un recibo de nómina

Después de contemplar todo lo anterior, vamos a iniciar a conocer cuáles son los pasos para hacer una nómina a tus trabajadores como emprendedor, autónomo.

1. Define el medio mediante el que harás el cálculo de la nómina

Para realizar los recibos de nómina, se debe contar con personal cualificado para ello, que en este caso suele ser los empleados del departamento de recursos humanos. En el caso de los emprendedores, autónomos, este tema administrativo suele recaer sobre ellos, ya que no se dispone del líquido suficiente para desarrollar este área.

Asimismo, puedes contar con asesores laborales especializados en la realización de nóminas que te apoyen con todo el tema administrativo.

En el caso de que lo realices tú, podrás hacer esta mediante una hoja de cálculo o con un programa software especializado. Los sistemas informáticos ayudan a reducir el número de errores y muchos de ellos cuentan con herramientas que generan recibos de nómina en línea y que incorporan el sello digital del SAT.

2. Registra las actividades y particularidades de las que dependan los pagos

Es importante que lleves un registro de todas las eventualidades que se produzcan durante el periodo correspondiente al pago del salario del trabajador, para así aplicar de forma efectiva los incentivos o recortes y poder justificarlos.

Aquí deberemos contemplar también la inclusión de las percepciones no salariales en la nómina, es decir, aquellos conceptos que se abonan a los empleados sin necesidad de que formen parte de su sueldo, tales como las indemnizaciones por gastos en cumplimiento de su trabajo, las prestaciones por accidente e incapacidad por enfermedad, etc. Este tipo de retribuciones no cotizan a la seguridad social.

También tendrás que tomar en cuenta el complemento salarial, que son sumas adicionales que se brindan en función de las cláusulas pactadas en el contrato individual o colectivo, en las políticas del negocio o empresa o por mandato legal. Entre las remuneraciones más habituales encontramos la antigüedad, el trabajo en días feriados oficiales, el reconocimiento al buen desempeño, etc.

3. El documento debe ser claro e incluir todos los elementos correspondientes

En un apartado ubicado más arriba hemos indicado los elementos que debe contener un recibo de nómina, entre los que encontramos el RFC o CURP del trabajador, su número de la seguridad social o puesto de trabajo.

Asimismo, también se deben incluir los datos del empleador, autónomo, o persona moral.

4. Desglosa adecuadamente los conceptos

Se debe incluir de manera detallada la información referente a los ingresos que percibe el trabajador, comprendiendo su salario base, comisiones, prestaciones sociales y laborales, bonos, etc.

También tendrás que desglosar las retenciones y deducciones realizadas como el pago del Impuesto sobre la Renta, ISR, etc.

5. Indica la periodicidad y tipo de percepción

Se debe indicar el tipo de periodicidad del pago de la nómina, así como si se trata de una percepción ordinaria o extraordinaria.

6. Aporta los recibos de nómina

Es obligatorio hacer entrega de los recibos de nómina a los empleados. Además, realizar esta acción aumentará la confianza depositada por tus trabajadores en ti, mejorará vuestra relación laboral y habrá mayor transparencia.

7. Emite el CFDI de nómina

Deberás emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI, de nómina por las remuneraciones que se cubren en concepto de sueldos y salarios.

Para la expedición del comprobante fiscal podrás hacer uso de la plataforma del SAT o de tu Proveedor Autorizado de Certificación, PAC.

En este artículo te dejamos una guía de cómo realizar el CFDI de nómina 2020.

¿Te gustaría conocer más sobre la nómina y sus particularidades? Infoautónomos es una comunidad dedicada a las personas físicas y trabajadores independientes, autónomos, donde encontraras información útil, de calidad y actual. Tú ya eres infoautónomo. Comparte este artículo con quien creas que pueda interesarle.

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