Guía de llenado del CFDI de nómina | Infoautónomos México

Obligaciones fiscales

Guía de llenado del CFDI de nómina

Los comprobantes fiscales, CFDI, deben emitirse por los actos o actividades que se realizan, por ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que efectúen los contribuyentes ya sean personas físicas, autónomos, o personas morales. En este caso, los CFDI de nómina es un documento contable de las percepciones para el pago de empleados y sus respectivas deducciones.

Expedir comprobantes fiscales digitales por Internet, CFDI, por concepto de nómina es una obligación de las personas físicas, autónomos, o morales que realizan una actividad económica y efectúan pagos a sus trabajadores por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado.

Asimismo, en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, CFF, se establecen los requisitos que deben contener los CFDI en relación a lo indicado en la fracción VI de este, señalando que los comprobantes deben cumplir una serie de especificaciones en materia informática de acuerdo a lo determinado por el Servicio de Administración Tributaria, SAT.

El CFDI de nómina se emplea como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII y 804, primer párrafo, fracciones II y IV de la Ley Federal de Trabajo.

Además, el SAT te brinda una herramienta para que puedas comprobar que las claves de Registro Federal de Contribuyentes, RFC, de tus trabajadores o asimilados a sueldo sean correctas y estén registradas en la autoridad fiscal. Solo tienes que acceder aquí y así evitarás problemas para poder cumplir con la emisión de CFDI de nómina.

Artículo actualizado el y escrito por Infoautónomos

Guía de llenado del CFDI de nómina

Cambios en las guías de llenado de CFDI de nómina 2020

El 14 de octubre de 2019 se actualizaron las guías de llenado del Anexo 20 y complemento de nómina. Dichos cambios entraron en vigor el 1 de enero de 2020, no modificándose el estándar técnico, sino solo brindándose una orientación mejor respecto al llenado del CFDI de nómina.

Así, la guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento tuvo las siguientes modificaciones:

  • Actualización del fundamento legal a causa de la reforma en la Ley Federal del Trabajo.
  • Adición de un párrafo al campo Tipo Régimen, para especificar que se deben emitir dos CFDI cuando se pague una nómina ordinaria y a su vez un pago de separación del trabajador. O bien, se puede emitir un CFDI con dos complementos de nómina donde en uno se especifique el sueldo ordinario y en el otro el pago de la separación del trabajador.
  • Se indica en el campo Año del Nodo CompensacionSaldosAFavor que para determinar al año en curso se tendrá que considerar el atributo «FechaPago».
  • Se actualizó el Apéndice 1 Notas Generales para señalar qué conceptos deben clasificarse con la clave «051», así como se eliminó el fundamento legal referente a las exenciones establecidas en el artículo 93 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR.
  • Modificación de la representación del CFDI del Apéndice 5 Procedimiento para el registro de Subsidio para el empleo causado, cuando no se entregó en efectivo.
  • También se ha modificado la descripción de la clave «047» en el Apéndice 6 Matriz de percepciones y deducciones para el pre llenado de la declaración anual de nómina.
  • Se añadieron dos apéndices 7 y 8, que describen el Procedimiento para el registro del ajuste del Subsidio para el empleo causado cuando se realizan pagos por períodos inferiores a un mes y el Procedimiento para el registro de la diferencia del ISR a cargo (retención) derivado del cálculo del impuesto anual por sueldos y salarios en el CFDI de nómina.

Guía de llenado del CFDI de nómina 2020

En el Anexo 20 viene el estándar técnico donde se especifica la estructura, forma y sintaxis que deben de contener los comprobantes fiscales digitales por Internet que expidan las personas físicas, autónomos, y morales.

Cuando se emite un CFDI por concepto de nómina, se deberá incorporar el «Complemento de recibo de pago de nómina».

Elementos del CFDI de nómina

Así, a continuación, vamos a enlistar los diferentes campos que conforman el recibo de nómina para tus trabajadores:

  • Versión: indica el sistema que utilizas como persona física, autónomo, o moral para la emisión del comprobante fiscal. Debe tener el valor 3.3.
  • Serie: número de serie que empleas para la control interno de tu información. Dicho campo acepta entre 1 y 25 caracteres alfanuméricos.
  • Folio: es el folio de control interno que debes asignar al comprobante, puede conformarse desde 1 hasta 40 caracteres alfanuméricos.
  • Fecha: fecha y hora de expedición del comprobantes fiscal. Debe corresponderse con la hora local donde se expida el CFDI.
  • Sello: sello digital del comprobante fiscal generado con el Certificado de Sello Digital, CSD, como persona física, autónomo, o moral, emisora del comprobante. Desempeña el papel de firma del emisor del comprobante y lo integra el sistema que emplees al emitirlo.
  • FormaPago: aquí debes registrar la clave de la forma de pago «99» (por definir) del catálogo c_FormaPago, el cual es aplicable al CFDI emitido al trabajador asalariado o asimilado a salarios.
  • NoCertificado: número que identifica el CSD del emisor.
  • Certificado: contenido del CSD del emisor y lo integra el sistema que emplees para la emisión del comprobante fiscal.
  • Subtotal: importe del concepto antes de aplicar descuentos e impuestos.
  • Descuento: se puede registrar el importe total del descuento aplicable antes de impuestos. En caso de que no exista descuento, se debe omitir dicho campo.
  • Moneda: se debe registrar el valor «MXN».
  • Total: resultado del subtotal menos el descuento aplicado.
  • MedotoPago: debes registrar la clave PUE, Pago en Una sola Exhibición, del catálogo c_MetodoPago publicado en el Portal del SAT.
  • LugarExpedicion: aquí debes registrar el código postal del lugar donde se expide el CFDI de nómina, que debe corresponder con una clave de código postal incluida en el catálogo c_CodigoPostal publicado en el Portal del SAT.
  • Confirmación: deberás introducir la clave de confirmación única e irrepetible que te entregó el proveedor de certificación de CFDI o el SAT para expedir comprobantes con importes fuera del rango establecido.
  • UUID: debes registrar el folio fiscal, UUID, de un CFDI de nómina relacionado que sustituye con el presente comprobante.
  • TipoDeComprobante: tendrás que introducir la clave «N» (Nómina) con la que se identifica el tipo de comprobante fiscal.

Elementos del CFDI de nómina: Nodo emisor

En este nodo se debe indicar la información adicional del contribuyente emisor del comprobante fiscal. Es decir, tu información de persona física, autónomo, o moral como empleador.

Se puede registrar la Clave Única de Registro de Población, CURP, del empleador del comprobante de nómina si eres una persona física, autónomo. En el caso de que seas una persona moral, no cuentas con CURP, por lo que deberás dejar dicho campo sin llenar.

Así, los elementos que debes registrar son:

  • RFC: debes registrar tu Clave en el Registro Federal de Contribuyentes como emisor del comprobante.
  • Régimen fiscal: especifica la clave del régimen fiscal bajo el cual estás emitiendo el comprobante de nómina.
  • Nombre: podrás registrar tu nombre, denominación o razón social como emisor del CFDI de nómina.

Elementos del CFDI de nómina: Nodo receptor

Aquí deberás especificar la información del contribuyente receptor del comprobante. Es decir, de tu trabajador asalariado o asimilado a salario.

Deberás registrar la CURP del trabajador receptor del CFDI de nómina. En el caso de que sea un trabajador extranjero que no cuente con clave CURP, deberás registrar las siguientes claves según corresponda:

  • Hombre: XEXX010101HNEXXXA4.
  • Mujer: XEXX010101MNEXXXA8.

Ten en cuenta que las personas morales no pueden ser receptoras de un comprobante fiscal por concepto de nómina, es decir, no son trabajadores ni cuentan con CURP.

Los elementos de esta parte que debes tener en cuenta son:

  • RFC: debes indicar la información del contribuyente receptor del comprobante de nómina, registrando el RFC del receptor del comprobante.
  • Nombre: tendrás que registrar el nombre del trabajador asalariado o asimilado a salarios receptor del comprobante.
  • UsoCFDI: se debe registrar la clave «P01» (Por definir) del catálogo c_UsoCFDI publicado en el Portal del SAT.
  • Nodo complemento: aquí se pueden incluir los complementos determinados por el SAT conforme a las disposiciones particulares para un sector o actividad específica. En este caso se trata del «Complemento de nómina» y el «Complemento timbre fiscal digital» que se deben incluir de forma obligatoria. Al emitir CFDI por concepto de nómina se deberá incorporar el «Complemento de recibo de pago de nómina».

¿Cómo validar los CFDI de nómina?

Es importante que comprobemos la validación de nuestro CFDI de nómina emitido para garantizar que cumplimos con todos los requerimientos y para hacer deducible dicho pago por nómina o conceptos asimilados.

Para poder validar el comprobante de nómina deberás seguir estos pasos:

  1. Revisa que esté toda la información general necesaria para emitir el CFDI como el nombre, número de seguro social, RFC, CURP del empleador y empleado, así como registro patronal y lugar de expedición.
  2. Corrobora que los conceptos están agrupados de manera correcta de acuerdo al catálogo del SAT.
  3. Tras dichas comprobaciones, podrás emitir el CFDI de nómina para certificarlos mediante un Proveedor Autorizado de Certificación, PAC. Recuerda generar el archivo PDF para interpretarlo fácilmente, pero sobre todo genera el archivo XML que te requerirá el SAT.
  4. Finalmente, revisa que el total de la nómina corresponda a lo emitido en el comprobante de nómina, menos impuestos y deducciones.

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